党委、校长办公室

（信息化工作办公室）

1

用印（党委、行政印章，法人印章，钢印等）

需用印的材料

根据业务主管单位要求，线上提交用印材料审核，通过后办理（特殊情况请与业务主管单位联系沟通）

2

事业单位

法人证原件借用

向业务主管单位提交申请事项，批准后办理（投标事项需办理授权委托书）

3

校园卡业务

身份证/护照

1.没有二代身份的港澳台学生、留学生、教职工、外籍教工修改密码；

2.办理留学生新生校园卡；新进没有二代身份的港澳台教工、外籍教工校园卡的领取；

3.办理去世人员、离校留学生、离职、离校教工、不再使用校园卡人员，盖章、退校园卡余额；

4.校园卡丢失，忘记密码无法补卡，需人工修改密码后补卡；

5.线上申请临时校园卡，需到服务点领卡；

6.附属医院、家属、附属学校人员办理校园卡。

党委学生工作部

4

学生申请

非校方资助需学校开具证明

根据资助方

要求而定

本科学生根据出资方要求准备材料，学院审核，学生至学生事务大厅学工部窗口审核盖章。

5

基层就业

代偿

学费和国家助学贷款代偿申请表、山东大学毕业生基层就业代偿账户信息表、就业证明

本科毕业生在学生管理系统中申请，系统生成相关表格，线下持《就业证明》至就业单位盖章，并准备劳动合同或就业协议复印件，学生将上述材料提交学院审核盖章，学生持《学费和国家助学贷款代偿申请表》至财务部审核学费信息并盖章，学生持各类材料至学生事务大厅学工部窗口审核并填写代偿意见→学工部汇总本科生办理材料至校办加盖学校公章→学工部将学生所有申请材料及全校汇总表报送教育部全国学生资助管理中心终审。

党委学生工作部

6

服兵役代偿及退役复

学学费减免

高校学生应征入伍学费补偿国家助学贷款代偿申请表，入伍通知书复印件，国家助学贷款学生另需提供《国家助学贷款借款合同》复印件和本人签字的一次性偿还贷款计划书。

本科学生登录大学生征兵报名系统，在线填写、打印相关材料，应征入伍服义务兵役打印申请表，财务部审核学费情况并盖章，至学生事务大厅学工部窗口审核代偿信息，学生持申请表至批准入伍地县级人民政府征兵办公室签署意见，登记入伍通知书号，加盖公章后，将申请书及入伍通知书复印件寄送学工部，学工部汇总情况报送教育部全国学生资助管理中心终审。

7

退役士兵学费资助

退役证复印件和民政部门出具的关于其自主就业退役士兵身份的证明

学生填写申请表（全国学生资助管理中心统一制表，在当年工作通知中下载），并在申请表上签字确认，学院汇总后报送学生事务大厅学工部窗口，学工部填写意见，至校办加盖学校公章，报送教育部全国学生资助管理中心终审。

党委学生工作部

8

西藏生源农牧林水地矿类相关专业生源本科生免补资金

免费（补助）学生入学报到回执单

学生根据西藏生源农牧林水地矿类相关专业生源本科生免补政策要求，准备报到回执单，学院审核，交至学生事务大厅学工部窗口审核，校办审核盖章，纸质材料报送西藏自治区学生资助管理中心。西藏自治区学生资助管理中心根据当地西藏学生专业信息向山东大学发送免补资金名单的函并划拨资金，山东大学资助中心接到函件，通过财务部入账并发放到学生银行卡中。

研究生院、党委研究生工作部

9

研究生内部论文审核

内部论文审核表

研究生下载填写审核表，导师和学院签署意见，交研究生院审核同意后盖章返回两份，随学位论文一起存档。

10

学位档案

材料盖章

学位审批书、论文

外审评阅意见书

学院从系统下载学位审批书、论文评阅意见书，到研究生院盖章后存入学生档案。

11

答辩通过证明、学位证明（英文版）

答辩决议或学位证书等学位证明材料

应届学生答辩通过即将获得学位或刚获得学位，因博士后入站或出国需出具相应证明的，由研究生院审核无误后盖章。

研究生院、党委研究生工作部

12

研究生教师授课课时证明加盖公章

学院研究生秘书签字、学院盖章的授课课时证明

在研究生管理系统中查询老师对应的授课课时是否属实，属实后审核人签字，加盖研究生院公章。

13

教师人事系统工作量

审核

提供教师本人工号及问题课程，可电话联系

2016-2017学年第二学期以后课程，由研究生院工作人员在研究生系统查询是否有相关课程并生成该教师名下的教学工作量。如无教学任务或有教学任务无工作量、或工作量非本授课教师，应由所在单位秘书为其建立教学任务并生成工作量，如有工作量但非本教师名下（接力授课）情况，应由工作量所属的课程负责老师从系统中调整给后续接力教师。2016-2017学年第一学期以前的课程在人事系统直接修改。

14

研究生成绩单（中英文）、各类奖励证明

加盖公章

研究生成绩单（中英文）、各类奖励证明原件

已毕业但档案还未归档的研究生成绩单（中英文）在系统中查询核对无误后加盖研究生院公章、各类奖励证明审核原件无误后，在复印件上加盖研究生院公章。

研究生院、党委研究生工作部

15

研究生出国（境）审批

《山东大学因公出国、赴港澳申报表》或《山东大学因公赴台学术交流项目审批表》、邀请函/入学通知书（复印件）及中文翻译件、派出项目证明材料（国家留学基金资助出国留学资格证书复印件，或学校资助证明，或公示名单，或合作协议，或导师同意派出证明等）、联合培养协议（国家公派或学校资助等项目无需提供）、档案调入山东大学的证明材料（非全日制非定向研究生）、定向或委培单位人事部门同意出国（境）公函（全日制单位定向或委托培养的研究生）

相关申请表格及证明材料由培养单位签字盖章后经由研究生院、党委研究生工作部研究生培养口审核签章，交国际事务部出入境业务口审核办理出国（境）批件。

研究生院、党委研究生工作部

16

学籍身份

信息变动

（身份证号、姓名）

1.学籍变更申请表一份；2.新身份证（原件、复印件）；3.旧身份证（原件、复印件，如没有可不提供）；4.户籍卡和户籍变更页（原件、复印件）；5.档案材料（本学历之前两个学历阶段的录取表、毕业离校表中有照片和姓名在同一页并复印该表首页，本学历阶段录取表，以上所有复印件加盖档案管理部门公章和管理人员签名）；6.前一学历阶段的毕业证学位证（原件、复印件）；

研究生携带相关证明材料（含电子版扫描件）前往大厅审核办理，审核通过后办理。

研究生院、党委研究生工作部

17

学历勘误

勘误申请或说明，本人携带身份证（原件和复印件）、毕业证（原件和复印件）、档案馆开具的录取当年名单和当年毕业名单、手持身份证照片

携带相关证明材料（含电子版扫描件）前往大厅审核办理，审核通过后办理。

18

补办研究生证

校园卡、一张两寸照片、申请表、社会报纸（遗失声明页）

本人携带材料前往大厅办理。

19

学历证明书

山东大学研究生毕业证明书申请表、一张2寸蓝底证件照、学信网学历认证书、身份证（原件、复印件）、手持身份证照片

1、申请人通过山东大学研究生院、研工部网站下载申请表；2、申请人将申请表及相关申请材料（含电子版扫描件）送服务大厅审核，审核通过后，办理证明书；3、证明书办理完毕后，申请人原毕业证书作废。

20

开具研究生助学金证明

校园卡/学生证

学生出示校园卡或学生证，工作人员在研究生管理信息系统中查询学生是否具备助学金发放资格，是，则可给学生开具助学金证明，并加盖公章。

研究生院、党委研究生工作部

21

落户证明

无

1、检查学生个人信息是否填写准确；2、检查学院是否进行成绩认定，并签字盖章确认；3、加盖研究生院公章。

团委

22

团员证补办

团员证补办工本费入账单；补办团员证学生的一张近期一寸免冠照片（照片背后需铅笔注明学院、班级、姓名）；纸质版团员证补办登记表（盖学院团委公章）

（1）各学院团委、团总支填写团员证补办登记表，经学院审核后于通知规定日期前将登记表电子版发送至twzzb@sdu.edu.cn，邮件命名为“**学院团员证补办登记表”（校团委将按照各学院、团总支实际登记数量交团省委审核并领取团员证）。

（2）根据团中央规定，团员证补办工本费1元，由各学院团委或团总支于办理团员证前统一收取后至各校区财务处办理入账，入帐账号为13240023000002。

（3）各学院（团总支）将团员证补办工本费入账单、补办团员证学生的一张近期一寸免冠照片（照片背后需铅笔注明学院、班级、姓名）、纸质版团员证补办登记表（盖学院团委公章），于规定日期内到师生服务大厅规定窗口办理。

集中办理时间为6月初与10月初，详情以官方网站通知为准。

人事部

（人才工作办公室）

23

高层次人才和教师招聘申报材料

审核

根据应聘岗位不同，各单位报送相应的引进人才情况一览表、审批表、外审材料、师德师风考察表及相关佐证材料

1.各学院报送初审通过的拟引进人才、应聘教师材料；

2.人事部接工作人员受理并审核材料是否完备并符合申报要求。

24

聘任合同

领取

新聘高层次人才合同（一事一议除外）

发放已签署完毕的合同。

25

领取人才证书或聘书

新入选人才的各类证书或聘书

发放各类人才聘书或证书

26

济南市购房及租房补助申请

线上申报及审核

1.学院提交申请人相关个人信息；

2.人事部工作人员在申报系统中为申请人申请账号并反馈学院；

3.学院通知申请人登录系统根据材料要求填报上传相关材料并提交；

4.人事部工作人员在系统内对申报材料进行审核并提交济南市相关部门。

人事部

（人才工作办公室）

27

预算申报（日常、

年度）

1.高层次人才年度预算表2.单位年度预算汇总表。

一、日常报送：

1.申请人提交高层次人才年度预算表（可将PDF发送至指定邮箱）；

2.人事部工作人员汇总申报材料；

3.报送人才中心具体工作人员审核。

二、年度报送：

1.各学院根据通知要求报送本单位高层次人才下一年度预算；

2.人事部工作人员审核报送材料是否完备。

3.汇总年度预算情况并提交审核。

28

惠才卡办理

领取确认无误后登记

29

评优评奖材料报送及证书领取

无

领取确认无误后登记

30

事业编制职工入职相关材料领取（三方协议、调档函、落户介绍信）

无

领取确认无误后登记

人事部

（人才工作办公室）

31

工作证办理、领取

人事系统内缺乏电子版照片的提供纸质版1寸照片（证件照、不限底色）

登录人事系统--工作证明打印，打印工作证，盖学校行政章（纸质版照片需要盖行政钢印），领取人现场签字领取。

32

英文版在职证明出具

网上申请因私出国审批手续并获批、根据中文版在职证明翻译的英文版证明；其他原因需要单位出具介绍信；代办人员需持有被代办人员的校园卡、委托书

1.查看是否通过因私出国审批手续；

2.查看英文版证明是否符合中文证明样式；

3.如为代办人员，查看被代办人的校园卡和委托书；

4.打印、盖章

33

社会保障卡领取

单位经办人或本人身份证

在领卡清单上签字后领取

34

开具收入证明

校园卡或身份证、

收入证明模板

（纸质版）

核实后填写证明盖章

人事部

（人才工作办公室）

35

退职人员、家属工和遗属年审工作

1.本人办理：需携带本人的身份证和相关证件（遗属证、家属工证等。有部分人员没有此证，非必需）；家属工社会保险缴费单据。

2.他人代办：需携带代办人身份证、参加年审人员的身份证、户口本和相关证件（遗属证、家属工证等。有部分人员没有此证，非必需）；家属工社会保险缴费单据。

1.审核相关材料，确认被审核者确实在世，在审核名单后打“√”；留存家属工社会保险缴费单据。

2.如有相关证件者（遗属证、家属工证等），在其证件后手写“X年已审核”（即第二年）。

36

办理退休手续相关材料发放工作

由各单位人事秘书或工作人员领取，不需提供相关材料。

每月1号起由当月退休人员所在单位人事秘书或工作人员领取《山东大学工作人员退休审批表》《教职医务员工退休谈心谈话情况记录表》《退休人员办理住房公积金销户提取手续有关事项的通知》《退休通知单》，并通知其当月15号前按要求交回明德楼B521办公室。

人事部

（人才工作办公室）

37

退休证发放工作

1.本人办理：需携带本人身份证或校园卡；

2.他人代办：需携带退休人员和代办人的身份证或校园卡。如代办人系单位人事秘书或工作人员则不需要。

核实领取人身份后发放，领取者需在领取登记表中签字。

38

能力提升

工作

发放结业证书

教职工能力提升项目结业后，由各单位按照名单将本单位教职工结业证书集中领回，在表格中签名备案。

39

长期公派

出国

发放录取材料

长期公派出国申请成功后，由各单位按照名单将本单位教职工公派出国资格录取材料集中领回，在表格中签名备案。

40

教师资格证、职称

聘书

发放教师资格证、

职称聘书

教师资格证、聘书办理成功后，由各单位按照名单将本单位证书集中领回，在表格中签名备案。

本科生院

41

在校本科生成绩相关证明办理

1.成绩排名证明

2.交流成绩单复印件

3.成绩单、在读证明

4.信封

1.成绩排名、交流成绩单复印件由所在学院教务管理办公室审核并加盖教务员签名章；成绩单、在读证明由自助打印机器打印；

2.持相关材料到本科生院窗口办理。

42

在校本科生学生证补办

1.身份证

2.校园卡

3.挂失报纸（遗失学生证类）或学生证原件（学生证破损类）

4.一寸彩色照片

1.在山东大学信息化公共服务平台“本科生学生证补发申请”模块完成线上审批；

2.持相关材料到本科生院窗口办理。

本科生院

43

在校本科生乘车优惠卡补办或乘车区间更改

1.学生证

2.校园卡

3.乘车区间若与户籍地址不一致，需提供父母现居住地户籍部门证明、房产证明、工作证明或居住证明等证明材料

1.在山东大学信息化公共服务平台“本科生乘车优惠卡补发或乘车区间更改申请”模块完成线上审批；

2.持相关材料到本科生院窗口办理。

44

在校本科生中英文学历学位证明

办理

1.中英文学历、学位证明

2.信封

3.学院汇总表

1.在本科生院网站“常用表格下载”下载模版制作中英文学历、学位证明；

2.所在学院教务管理办公室负责对毕业证书、学位证书原件及中英文学历、学位证明进行初审与汇总并加盖教务员签名章；

3.持材料到本科生院窗口审核并加盖本科生院注册专用章；

4.持审核材料到党委、校长办公室窗口加盖山东大学印章。

本科生院

45

在校本科生成绩更正办理（学生）

1.《成绩更正审核表》

2.试卷复印件等辅助性证明材料

1.在本科生院网站“常用表格下载”下载填写《本科生成绩更正审核表》并提交至开课单位；

2.开课单位审核《本科生成绩更正审核表》并签字盖章后到本科生院窗口办理。

46

教师调停课申请

《山东大学调停课审批表》

1.在本科生院网站“常用表格下载”下载填写《山东大学调停课审批表》；

2.开课单位教学院长、学生所在学院教学院长、学生代表签字、学院盖章后交至本科生院窗口备案。

47

教学工作量变更申请

《山东大学本科教学工作量变更申请表》

1.在本科生院网站“常用表格下载”下载并填写《山东大学本科教学工作量变更申请表》；

2.开课单位负责审核并由教学院长签字，加盖学院公章后交到本科生院窗口备案；

3.本科生院负责将变更信息转至信息办进行数据更新。

本科生院

48

本科毕业证明书补办（已毕业

人员）

1.《山东省普通高等教育补办毕业证明书申请表》

2.申请人身份证和复印件

3.入学录取登记表复印件

4.学生学籍登记表复印件

5.毕业证明或毕业名册

6.二寸免冠照片两张

1.在本科生院网站-校友服务-毕业证明书办理中下载并填写《山东省普通高等教育补办毕业证明书申请表》；

2.到学校档案馆提取相应证明材料（见材料清单）；

3.携带申请表及相关证明材料到本科生院窗口办理；

4.本科生院审核并提交上级教育部门复核后统一办理。

本科生院

49

学信网学历信息勘误（已毕业人员）

1.申请人身份证原件

2.身份证正反面复印件（需复印在一张A4纸上）

3.入学录取登记表复印件

4.学生学籍登记表复印件

5.毕业证明或毕业名册

1.在学校档案馆提取相应证明材料（见材料清单）；

2.携带所需材料到本科生院窗口办理；

3.本科生院审核后将材料提交至上级教育部门复核；

4.上级教育部门审核通过，本科生院在学信网进行信息勘误。

科学技术研究院

50

科研经费入账管理

项目负责人线上

提交入账申请

科研项目立项后，项目负责人通过科研系统提交经费入账申请，审核通过自行打印入账单送交所在校区财务办理入账、开票手续

人文社科研究院

51

项目管理

全过程管理相关

材料

线上操作辅以线下签字盖章

国际

事务部

52

因公临时出国（境）

办理

见国际事务部网站

见国际事务部网站

引入山东省外事服务中心签证服务，详情请咨询窗口。

53

因公临时出国（境）办理（涉密

人员）

54

外国人来华签证邀请手续（F签）

55

外国人来华签证邀请手续（R签、

Z签）

56

《外国人工作许可证》申办及延期、变更、注销

国际

事务部

57

《外国人居留许可》

办理

见国际事务部网站

见国际事务部网站

58

国际/双边/港澳台地区会议申报及资助

59

名誉学衔

评聘

60

与境外非政府组织合作审批

61

中外合作办学项目/机构申报校内审批

62

学生海外

经历

63

港澳与内地师生交流计划项目申报

国际

事务部

64

教育部对台教育交流

项目申报

见国际事务部网站

见国际事务部网站

公安处

65

户籍业务

个人有效证件

持个人有效证件办理相应的各项户籍业务

每周一、三、五对外办公